Gestión financiera concentra el rezago digital de las pymes

Las pymes están adoptando inteligencia artificial a una velocidad inédita, aunque gran parte todavía desconoce cuánto dinero tiene disponible, quién le debe o si pueden solicitar un crédito. En ese contexto, David Ortiz de Siigo Aspel advierte que digitalizar es, principalmente, tomar decisiones con información confiable.

Por Rocío Novoa Valdebenito

La transformación digital de las pequeñas y medianas empresas avanza, pero todavía se concentra en herramientas básicas que no siempre modifican el corazón administrativo del negocio. Utilizar correo electrónico, redes sociales o una hoja de cálculo representa un primer paso, aunque no necesariamente permite automatizar procesos o tomar decisiones financieras con datos actualizados.

David Ortiz, CEO de Siigo Aspel, considera que la diferencia entre adoptar tecnología y aprovecharla aparece al revisar la profundidad de su uso. Los resultados analizados por la compañía muestran que 79% de las empresas utiliza herramientas digitales en, al menos, un área de su operación. Sin embargo, menos de una de cada cuatro cuenta con un software administrativo, pese a que 98% reconoce que debería mejorar la forma en que controla sus finanzas. 

“Ahí es donde uno se da cuenta de que todavía existe una oportunidad muy grande. Las economías pueden crecer si cambiamos la realidad de las pymes y comienzan a adoptar más tecnología”, afirmó Ortiz.

Usar tecnología no es solo automatizar

El uso extendido de herramientas digitales convive con un nivel intermedio de productividad porque buena parte de los negocios todavía administra sus actividades mediante procesos desconectados. “Excel es mejor que nada, pero muchas veces genera más retrabajo. Haces una venta, la anotas en un papel, después registras el pago en otro lugar y por la noche actualizas la hoja porque no puedes hacerlo mientras atiendes al cliente”, explicó el ejecutivo.

Este modelo resulta especialmente complejo para los pequeños negocios, donde una misma persona suele encargarse de todos los procesos. La falta de tiempo termina retrasando los registros y reduce la capacidad de conocer el estado real de la empresa. “El dueño es el todólogo. Le toca facturar, cobrar y atender, y justamente es quien más ayuda debería tener. Cuando la información queda desactualizada, llega un punto en que no sabe quién le debe, cuánto inventario tiene o qué gastos están pendientes”.

Para Ortiz, el siguiente paso debe ser la incorporación de herramientas capaces de ejecutar tareas repetitivas, ordenar datos y mantener sincronizadas diferentes áreas del negocio. “El software debe trabajar por el empresario. El objetivo es que pueda hacer una factura, realizar un cobro o consultar información sin tener que repetir el mismo proceso en distintos lugares”, indicó.

La inteligencia artificial ha comenzado a acelerar este cambio. Según datos de Siigo Aspel, hace un año solo una de cada diez empresas afirmaba utilizarla, mientras que actualmente siete de cada diez declaran haberla integrado en alguna actividad. Sin embargo, sus aplicaciones todavía se concentran en acciones sencillas, como redactar correos o responder mensajes. “Uno abre los ojos cuando ve el crecimiento, pero después pregunta para qué la están usando y encuentra tareas muy simples. El siguiente paso es aplicarla en procesos que realmente permitan ahorrar tiempo”, sostuvo Ortiz, buscando que la automatización libere de tareas administrativas para que los emprendedores puedan concentrarse en crecer. 

Una de las principales barreras sigue siendo la percepción de que este tipo de soluciones requieren grandes inversiones, instalaciones complejas o compra de infraestructura. David Ortiz considera que esta idea corresponde a modelos tecnológicos anteriores y que no refleja la oferta actual de servicios en la nube. “Le dices a una pyme que automatizarse no es un gasto, sino una inversión, pero la herramienta cuesta montones y la conversación se vuelve muy difícil. La forma más rápida de educar al mercado es ofrecer precios accesibles”, afirmó respecto a una de las principales ventajas comparativas de Siigo Aspel, que cuenta con soluciones desde 70 pesos mensuales y sistemas integrales con costos anuales de entre 6,000 y 7,000 pesos. 

Su modelo de suscripción permite que las empresas comiencen con una funcionalidad, prueben la plataforma y amplíen sus capacidades conforme aumentan sus necesidades. “En la nube, el empresario entra desde internet, igual que cuando revisa su correo, y puede comenzar sin transformar toda su infraestructura”, explicó.

La compañía ha desarrollado una estructura modular que permite iniciar con facturación o registro de ventas y posteriormente sumar inventarios, tesorería, nómina u otros componentes. La diferencia, señaló Ortiz, es que los módulos se mantienen conectados dentro de una misma plataforma y “el cliente decide en qué nivel de madurez está. Puede comenzar haciendo facturas y, cuando crece, incorporar nuevas funcionalidades. Lo importante es que no tenga que capturar sus bancos en un lugar, la nómina en otro y las ventas en una aplicación diferente”, sostuvo junto con agregar que la capacitación también aparece entre las razones por las que las empresas postergan la adopción tecnológica. 

Muchos negocios consideran que primero deben contratar especialistas o formar a su personal y solo después adquirir una plataforma. “Hoy se aprende usando. Nadie tomó un curso para aprender a utilizar WhatsApp o LinkedIn. Las herramientas empresariales deben estar diseñadas para que el equipo pueda incorporarlas gradualmente mientras trabaja”, comentó en un contexto donde dos de cada tres empresas planean adquirir nuevas herramientas digitales durante los próximos 12 meses, frente a una de cada tres según lo registrado un año antes. 

“Cuando inviertan, necesitamos que les vaya bien y que no tengan una mala experiencia. Si comienzan con una tecnología complicada o que no entrega resultados, pueden volver a alejarse de la digitalización”, advirtió.

Información financiera para crecer

La transformación de las pymes depende del software y que la información disponible se convierta en asesoría para la toma de decisiones, especialmente en materia de rentabilidad, flujo de efectivo, capacidad de pago e inversión. Aunque prácticamente todas las empresas necesitan el respaldo de un contador para cumplir con sus obligaciones fiscales, solo el 35% recibe asesoría contable para tomar decisiones financieras, en una la relación que se limita al cálculo de impuestos y la prevención de sanciones.

“El contador se está utilizando para lo mínimo necesario. Eso es válido, pero el verdadero valor de la contabilidad aparece cuando ayuda a responder cómo está la rentabilidad de los productos, cuántos meses de caja tiene la empresa o si puede financiarse”, explicó Ortiz sobre un rol que, a su juicio, debe evolucionar hacia un papel estratégico. 

Para eso, el profesional necesita información completa y actualizada que le permita interpretar el comportamiento del negocio y anticipar riesgos. “Las empresas no quiebran solamente porque no vendan. Quiebran porque se acaba la liquidez, y eso puede ocurrir por múltiples razones. Lo importante es anticiparse con una buena asesoría financiera”, afirmó sobre cómo la falta de visibilidad de los datos también se refleja en que solo una de cada cuatro empresas monitorea su autonomía financiera, es decir, el número de meses que podría mantener su operación con los recursos disponibles. 

“Para pensar en el futuro, primero tengo que entender el presente. Si no entiendes el presente de tu negocio, ni siquiera puedes construir su futuro”, sostuvo Ortiz respecto a cómo las plataformas administrativas pueden procesar históricos de ventas, gastos y cobros para mostrar tendencias y facilitar la planeación. 

El orden de los datos también es una condición para acceder a financiamiento. “Puede existir un conjunto de créditos disponibles, pero si la contabilidad no está bien manejada, nadie va a prestar. Para financiar a una empresa, primero tiene que existir confianza”, puntualizó Ortiz, para quien México representa el principal mercado potencial para Siigo Aspel dentro de América Latina. 

La compañía atiende a más de 1.2 millones de clientes en la región y opera en países como Colombia, Chile, Ecuador, Perú y Uruguay, donde la adopción de servicios administrativos en la nube muestra un mayor nivel de consolidación. “México es el mercado más importante porque es donde existe un mayor número de empresas y donde vemos una oportunidad gigantesca. La penetración de los sistemas en la nube todavía no es la más alta y, por eso, nuestro equipo está aquí”, comentó.

En los próximos años, la inteligencia artificial, la automatización y la integración de servicios financieros marcarán la gestión empresarial. Para eso, las compañías deberán seleccionar proveedores capaces de innovar e incorporar nuevas funciones sin aumentar la complejidad para el usuario. “Durante los próximos 12 meses, las palabras más comunes serán inteligencia artificial y ahorro de tiempo. La pregunta será cómo automatizar los trabajos repetitivos para que las empresas puedan dedicar más recursos a crecer”, cerró Ortiz.

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